Retenção na fonte no Simples Nacional: IR, PIS, COFINS e CSLL

Uma dúvida que aparece direto no escritório: “minha empresa é do Simples Nacional e o cliente quer descontar imposto na nota. Está certo isso?” Na maioria das vezes, não. Eu sou o Edevaldo, da Acesso Contábil, e vou explicar a regra da retenção na fonte para quem é do Simples, para você não pagar imposto duas vezes por falta de informação.

Empresa do Simples, em regra, não sofre retenção

Quando uma empresa presta serviço para outra, é comum o tomador reter na fonte uma parte de IR, PIS, COFINS e CSLL e recolher no lugar do prestador. Só que existe uma regra específica para o Simples Nacional.

Pela Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, a empresa optante pelo Simples Nacional, quando é a prestadora do serviço, é dispensada dessa retenção de IR, CSLL, PIS e COFINS. O motivo é simples: esses tributos já estão embutidos na guia única do Simples (o DAS) que você paga todo mês. Reter de novo seria cobrar duas vezes.

Para garantir a dispensa, o prestador do Simples precisa informar ao tomador que é optante, normalmente com uma declaração no modelo anexo à própria IN 1.234/2012, e deixar isso claro na nota.

A exceção: quando o Simples é o tomador do serviço

A dispensa protege o Simples como prestador. A conversa muda quando a sua empresa do Simples contrata um serviço de uma empresa que não é do Simples. Nesse caso, dependendo do serviço, pode haver a retenção normal (por exemplo, IRRF de 1,5% sobre serviços profissionais), e a responsabilidade de reter e recolher é de quem paga, ou seja, da sua empresa.

Ou seja: o mesmo CNPJ do Simples pode estar dispensado de sofrer retenção numa ponta e ser obrigado a fazer a retenção na outra. É aí que muita gente se perde.

Por que isso importa no seu caixa

Retenção indevida é dinheiro que sai antes da hora e dá trabalho para recuperar. Retenção que deveria ser feita e não foi vira uma pendência para a sua empresa lá na frente. Nos dois casos, o prejuízo é evitável com o enquadramento certo na hora de emitir ou pagar a nota.

Perguntas frequentes

Empresa do Simples Nacional sofre retenção de IR, PIS, COFINS e CSLL?

Em regra, não, quando é a prestadora do serviço. A IN RFB 1.234/2012 dispensa a retenção, porque esses tributos já estão no DAS.

Preciso avisar o cliente que sou do Simples?

Sim. O prestador deve informar a condição de optante, em geral com a declaração do anexo da IN 1.234/2012, para o tomador não reter.

E se a minha empresa do Simples contrata outra empresa?

Se a prestadora não for do Simples, sua empresa pode ter que fazer a retenção (como o IRRF de 1,5% em serviços profissionais). A responsabilidade é de quem paga.

Retiveram imposto da minha nota mesmo sendo do Simples. Consigo reaver?

Costuma ser possível corrigir. Vale revisar as notas e o enquadramento. Fale com a gente para conferir o seu caso.

Conteúdo revisado por Edevaldo C. Monteiro, contador responsável pela Acesso Contábil, com mais de 30 anos de experiência na Baixada Santista. Este material é uma orientação geral e reflete a legislação vigente na data de publicação; cada caso pode ter particularidades. Em caso de dúvida, fale com a gente.